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Come organizzare un evento step by step

Abbiamo visto insieme, nei precedenti articoli presenti sul nostro sito Limitless-solutions.it, quali sono le 8 tecnologie vincenti per progettare eventi, come organizzare eventi di moda e cosa significa creare eventi culturali per far crescere il turismo, oggi invece parleremo di come si organizza un evento passo dopo passo.

INDICE

Come si organizza l’evento perfetto?

Organizzare l’evento perfetto partendo dall’idea

Come organizzare un evento conoscendo il proprio pubblico

Trovare la location perfetta per organizzare un evento

Come organizzare un evento rimanendo nel budget?

L’importanza della pubblicità per l’organizzazione di un evento

Conclusioni

Come si organizza un evento perfetto?

Organizzare un evento non è qualcosa che si può improvvisare. Ci vogliono capacità, ingegno, conoscenze sia tecniche che teoriche, materiale – se ti interessa sapere quale, trovi degli articoli specifici sul nostro blog! – e soprattutto tanta fantasia.

Organizzare un evento è come unire perfettamente la tecnologia all’arte, la logica all’illogicità, la creatività insieme alle rigide regole matematica.
Se pensi di possedere le capacità per creare questo connubio perfetto, ecco quali step dovrai seguire per organizzare

Step 1 – Organizzare l’evento perfetto partendo dall’idea

Una delle primissime cose da fare è definire gli obiettivi.
Principalmente con il cliente, attraverso meeting, briefing, incontri, chiamate o lunghissime email dove verranno portate alla luce idee, aspettative, immagini e molto altro.
Perché è importante definire gli obiettivi in principio col cliente e poi autonomamente?

Perché per quanto un cliente possa comprendere il nostro operato, sarà sempre suggestionato da idee personali, foto viste su Pinterest , non tenendo conto di burocrazia o chicche tecniche date da location o varie ed eventuali che impediscono di copiare ciò che ha immaginato.
Quindi sì, è sempre importante definire gli obiettivi con il cliente ma poi renderli attuabili autonomamente!
E ricordati di tenere sempre a mente perché stai organizzando questo evento e con quale fine.
Una mostra d’arte è diversa da un party privato o da un galà di beneficienza.
Per questo è con il cliente che ci piace iniziare questa attività. Non siamo un’organizzazione che pianifica e ottimizza tutte le attività legate alla produzione di un evento. Che sia  una mostra, un festival oppure una convention abbiamo tutte le competenze per affiancarvi nel trovare tutte le soluzioni adatte alle vostre esigenze. Vi affianchiamo con la consulenza fino alla realizzazione esecutiva, gestendo tutto il progetto.

Step 2 – Come organizzare un evento conoscendo il proprio pubblico

Per organizzare un evento che si rispetti bisogna conoscere imprescindibilmente il proprio target o pubblico.
A chi è rivolto questo evento?
Vi saranno dei bambini piccoli? E’ limitato ai soli specialisti e professionisti o è un evento ad ingresso libero?

In base al pubblico potrebbe essere necessario pensare ad un area bimbi – se per famiglie – o ad oggettistiche specifiche.
Pensate ad una convention ideata per gamer, in quel caso creare dei punti con console libere potrà dare sicuramente un riscontro positivo.

Step 3 – Trovare la location perfetta per organizzare un evento

Ecco lo scoglio su cui aspiranti professionisti e pseudo tali si arenano ogni volta.
La ricerca della giusta location è al pari di una scienza a sé.

Non si può scegliere una location a caso e pensare che possa essere idonea a qualsivoglia tipo di evento.
Ogni evento ha bisogno di una location specifica: bisognerà calibrare alla perfezione impianto luci e audio, la mappatura della location e soprattutto i fondi.
Ed ecco che giungiamo, dunque allo step 4.

Step 4 – Come organizzare un evento rimanendo nel budget?

Quando si organizza un evento bisogna tenere fortemente conto del budget.
Il cliente ti ha posto un limite? Stai organizzando un evento per te stesso?
In ogni caso dovrai tener conto di moltissime variabili: vuoi invitare qualche personaggio famoso?
Hai intenzione di offrire da bere o da mangiare?
Ci sarà dell’intrattenimento secondario all’evento stesso?
In molti casi – ad esempio se vorrai che al tuo evento ci siano giochi di scenografia creati con il video mapping 3d – potresti dover tenere conto di soldi extra per attrezzatura o software specifici.
Inoltre, è sempre bene – ed è una regola che i professionisti non infrangono mai – tenersi una, nemmeno troppo, piccola quota da parte per imprevisti dell’ultimo secondo, problematiche legate a qualche malfunzionamento delle attrezzature o sovrapprezzi della location o del catering.

Potrebbe essere d’aiuto avere a disposizione finanziamenti esterni o nel caso di grandi ed importanti eventi – come speriamo possa essere il tuo – di sponsor che così potranno finanziare parte delle spese in cambio della pubblicità che tornerà loro.
Gli step per organizzare un evento perfetto sono (quasi) finiti, ma ti consigliamo di continuare a leggere per scoprire uno step bonus essenziale per la buona riuscita del tuo evento.

(Step bonus) L’importanza della pubblicità per l’organizzazione di un evento

Con i precedenti step hai imparato il vademecum del buon organizzatore di eventi, per organizzare eventi che siano indimenticabili – in senso positivo, ovviamente – per chiunque vi partecipi.
Ma vi è uno step bonus di cui è importante tener conto: la comunicazione.
Anche l’evento più bello del mondo se mal – o addirittura non – pubblicizzato è destinato ad una ingloriosa fine nel dimenticatoio, senza passare dal via.
Per questo ricorda sempre di pubblicizzare adeguatamente il tuo evento sia in versione cartacea che digitale.
Esistono parecchi canali attraverso cui poter far conoscere il proprio operato e il proprio evento.
Dai social, al volantinaggio al classico passaparola tramite influencers o VIP.
L’importante è che l’evento riesca a raccogliere l’interesse delle persone in target.

Difatti, uno dei primi errori dei principianti è quello di pubblicizzare in modo massivo ma non coerente il proprio evento.
Non ha senso far partecipare al proprio evento per gamer professionisti i canonici “boomers” che sono estranei alla tecnologia.
Quindi, tieni a mente questo step bonus e vedrai che il tuo evento sarà perfetto!

Conclusioni

In conclusione per noi, il metodo è molto importante.
Seguiamo una logica schematica dove è necessario e mentre lasciamo perdere la logica, quindi lasciandoci
più liberi e aperti, quando  le esigenze artistiche lo richiedono.
Nel nostro lavoro non condizioniamo le scelte artistiche con le soluzioni tecniche ma cerchiamo di sostenere l’artista e le sue scelte per risolvere le problematiche che solitamente vanno in conflitto con le esigenze tecniche. L’esperienza ci insegna che tutto è possibile da realizzare, se ci sono metodo, impegno e competenza per arrivare al risultato.
Le fasi o processi, di cui ci occupiamo, le gestiamo in modo diretto e indiretto o meglio quelle dirette sono quelle attività che svolgiamo internamente e quelle indirette che realizziamo in outsourcing con i
nostri partner, e sono:

L’organizzazione è formata da un gruppo di persone, un team, in grado di generare meccanismi di funzionamento più rapidi ed efficienti, come ad esempio: di tipo Artistico, Produzione, Tecnico e Servizi, in questo modo abbiamo il controllo dettagliato di tutte le attività.
Nello specifico il settore:
“Concept”
relativo alle attività ideative e creative, formato da coloro che partecipano alla definizione dei contenuti;

“Produzione”
relativo alla parte organizzativa dell’evento;

“Tecnico”
formato da un direttore tecnico che gestisce i lavori e da collaboratori specifici dei diversi ambiti, strutture, luce, suono, video  e tutto quello necessario alla realizzazione.

“Servizi”
formato da coloro che svolgono le mansioni dei servizi operativi tipo addetti alla sicurezza e alle emergenze, accoglienza ecc.

Ovviamente non ci occupiamo di tutti i servizi, ma deleghiamo tutto quello che non possiamo organizzare internamente, rimanendo presenti nell’occuparci del coordinamento generale di tutte le attività.

Ogni singolo dettaglio e servizio deve essere pensato e coordinato nel giusto modo perchè controllare e gestire ogni singolo ambito non è semplice, ogni evento ha insita in sé una certa percentuale di rischio, tali da generare maggiori probabilità di insuccesso, le cause possono essere ad esempio la scelta della location, il periodo, il clima, le problematiche logistiche.

La creazione del piano generale dell’evento ti consentirà di garantire che ogni aspetto rimanga in linea, oltre a semplificare il coordinamento generale dell’evento.

Noi di Limitless ci occupiamo di organizzare e allestire eventi indimenticabili da oramai parecchi anni e stiamo investendo molto su nuove tecnologie e location “mobili” che possano tenersi al passo con i tempi e riscuotere grande successo anche nell’era del 3.0.
Se l’idea di organizzare un evento ti terrorizza, se temi di poter fare un pasticcio e rovinare tutto o se sei la classica persona dalle “mani bucate” che difficilmente riuscirebbe a mantenersi entro il budget pattuito, allora affidati a degli specialisti.
I nostri eventi hanno fatto parlare di noi in tutta Italia e siamo fieri di aver potuto conoscere brand come Louis Vuitton, MaxMara, Unicredit e molti altri colossi del mondo dell’arte.
Se vuoi saperne di più sui nostri eventi, ti consigliamo di andare sulla nostra pagina dedicata ai nostri eventi.

Se invece ti abbiamo convinto, contattaci e permettici di rendere il tuo evento indimenticabile!